Como responder um e-mail em inglês.

• Concentre-se na razão pela qual você está escrevendo

• Faça um e-mail curto

• Use a voz ativa, não a passiva (“Nós faremos isso no final da semana”, não “Isso será feito no final da semana”.)

De maneira geral, seu e-mail deve ter três seções: uma introdução (porque você está escrevendo); uma seção central (o que você quer); uma conclusão (chamada à ação ou próximos passos).

1. Introdução
Saudação
Formal: Se você não estiver escrevendo para uma pessoa específica, escreva: “Dear Sir or Madam,” (“Prezado Senhor ou Madame,”), seguido por uma vírgula. A saudação “To whom it may concern” (“A quem interessar possa”) é usado em comunicações oficiais, mas é muito formal e antiquado.

Se você estiver escrevendo para pessoas cujos nomes você conheça, escreva “Dear Mr Smith/Ms Smith” (“Prezado/a Sr Smith/Sra Smith”) ou “Dear John Smith/Mary Smith” (“Prezado/a John Smith/Mary Smith”). (formal/neutro)

Informal: Basta tratar a pessoa pelo seu primeiro nome, como “Dear Simon/Susan,” (“Caro/a Simon/Susan,”) ou, mais comum, “Hi Simon/Susan,” (“Oi, Simon/Susan”), se vocês se conhecerem muito bem e já estiverem se tratando pelo primeiro nome.

2. Seção central
Razão 
É educado começar o seu e-mail com “I am writing to …” (“Escrevo para…”) ou “I would like to …” (“Eu gostaria de…”) e continuar com verbos como “inform” (“informar”), “enquire” (“questionar”), “apologise” (“desculpar-se”), “confirm” (“confirmar”), “point out” (“destacar”), “ask” (“perguntar”). Por exemplo:

“I am writing to inform you that …” (“Escrevo para informar que…”) (formal/neutro)
“I would like to draw your attention to the fact that …” (“Gostaria de chamar sua atenção para o fato de que…”) (formal/neutro)
“I would like to apologise for the late arrival of the goods.” (“Eu gostaria de me desculpar pelo atraso na entrega dos produtos.”) (neutro)

Outra frase útil: “I was (just) wondering whether …” (“Eu estava (apenas) pensando se…”) (neutro/informal)

Se você quiser ser mais específico:

Pedidos/questionamentos
Fazendo um pedido/questionamento
“I am writing to ask whether you could please send the goods as soon as possible.” (“Escrevo para solicitar que você envie os produtos o mais breve possível.”) (neutro)
“I would be grateful if you could please reply to my query of 6 August.” (“Eu ficaria grato se você respondesse à minha solicitação de 6 de agosto, por favor.”) (formal/neutro)
“I am writing to enquire whether you received my application of 6 August 2012.” (“Estou escrevendo para verificar se você recebeu meu pedido de 6 de agosto de 2012.”) (formal/neutro)
“I would be very interested in seeing your catalogue and wondered whether you could please send it to me.” (“Eu acho que seria muito interessante ver seu catálogo e gostaria de saber se você poderia enviá-lo para mim.”) (neutro)
“I was (just) wondering whether you could please confirm …” (“Eu (apenas) gostaria de saber se você poderia confirmar…”) (neutro)
“Could you possibly let me know whether or not you will be attending the conference?” (“Você poderia me confirmar se você irá participar da conferência?”) (informal,
“Could you please send me some information about your products?” (“Você poderia me enviar algumas informações sobre seus produtos?”) (neutro)
“Could you please confirm that you have received our request for …?” (“Você poderia confirmar se recebeu nossa solicitação para… ?”) (neutro)

Respondendo a um pedido/questionamento
“Thank you for your e-mail. In response to your query regarding …” (“Obrigado por seu e-mail. Em resposta à sua pergunta sobre…”) (formal/neutro)
“Thank you for your request. I am pleased to be able to tell you that …” (“Obrigado por sua solicitação. Tenho o prazer de informar que…”) (neutro)
“I would be delighted to send you the material you have requested.” (“Será um prazer enviar o material que você solicitou.”) (neutro)
“I am delighted to be able to tell you that we have shipped your order.” (“Tenho o prazer de informar que já enviamos o seu pedido.”) (neutro)
“Thank you for your e-mail asking for information about our (product name).” (“Agradecemos por seu e-mail solicitando informações sobre (nome do produto).”) (neutro)
“We would like to thank you for your enquiry of 6 August.” (“Gostaríamos de agradecer por sua solicitação de 6 de agosto.”) (formal/neutro)
“We are pleased to enclose …” (“Temos o prazer de enviar…”) (neutro)
“We would like to take this opportunity to inform you that the updated version will be released next month.” (“Gostaríamos de aproveitar esta oportunidade para informar que a versão atualizada será lançada no mês que vem”.) (formal/neutro)
“I am writing to confirm your hotel booking for 6 August.” (“Escrevo para confirmar sua reserva no hotel para 6 de agosto.”) (neutro)

Reclamações
“I am writing to complain about the quality of the (product name) which I recently bought.” (“Estou escrevendo para reclamar da qualidade de (nome do produto) que eu comprei recentemente.”) (neutro)
“I am writing to inform you / draw your attention to the fact that your bill has still not been paid.” (“Estou escrevendo para informar / chamar sua atenção para o fato de que sua fatura ainda não foi paga.”) (formal/neutro)
“I am afraid that the printer is not performing to our satisfaction.” (“Eu receio que a impressora não está funcionando de acordo com o esperado”.) (formal/neutro)
“We are not satisfied with the speed of the new software.” (“Não estamos satisfeitos com a velocidade do novo software.”) (formal/neutro)
“I would ask you please to do the work again as it does not cover the areas we discussed.” (“Peço que você refaça o trabalho, pois ele não cobre as áreas que discutimos.”) (formal/neutro)
“I am returning a sample of the goods, and would ask you please to reimburse us.” (“Eu estou devolvendo a amostra dos produtos, e gostaria de pedir o reembolso.”) (formal/neutro)
“I am writing to point out that the items you sent me do not match my order request.” (“Estou escrevendo para informar que os itens enviados não correspondem ao meu pedido.”) (neutro)

Desculpas
“I would like to apologise for the delay in fulfilling your order of 6 August.” (“Eu gostaria de me desculpar pelo atraso na entrega do pedido de 6 de agosto.”) (formal/neutro)
“I am sorry to have to tell you that we will be unable to …” (“Lamento informar que nós não poderemos…”) (neutro)
“I apologise for the delay in sending …” (“Eu lamento pelo atraso na entrega…”) (neutro)
“We will naturally reimburse you for the cost of the unsatisfactory goods.” (“Nós iremos, naturalmente, reembolsá-lo pelo custo dos bens insatisfatórios.”) (formal/neutro)
“I am afraid we will not be able to get the materials to you by the end of the week, as we had originally hoped.” (“Receio que não poderemos conseguir o material para você até o final da semana, como esperávamos fazer originalmente.”) (formal/neutro)
“I am sorry to hear that your (product name) is not functioning to your satisfaction.” (“Lamento saber que seu (nome do produto) não está funcionando como você esperava.”) (formal/neutro)
“We are currently investigating the problem and will be in touch shortly.” (“Estamos investigando o problema e entraremos em contato em breve.”) (formal/neutro)

3. Conclusão
No final do seu e-mail, resuma o que você já disse, indique que atitude você gostaria que a outra pessoa tomasse ou ofereça mais ajuda.

“Once again, thank you for contacting me.” (“Novamente, obrigado por entrar em contato comigo.”) (formal)
“I would very much appreciate it if you could rectify this mistake and if possible reimburse us.” (“Eu apreciaria muito se vocês corrigissem esse erro e nos reembolsassem.”) (formal)
“I hope very much that we can sort this small problem out quickly.” (“Eu realmente espero que possamos resolver esse pequeno problema rapidamente.”) (neutro/informal)
“I look forward / look forward very much to hearing from you.” (“Aguardo / Aguardo ansiosamente uma resposta sua.”) (neutro)
“Please let me know if there is any other way I can be of help.” (“Se houver alguma outra coisa que eu possa fazer para ajudar, avise-me, por favor.”) (neutro)
“Please do not / don’t hesitate to contact me if you need further details.” (“Não hesite em entrar em contato comigo, se precisar de mais detalhes.”) (informal,
“Please let me know by when you think this can be done.” (“Por favor, me informe quando você acha que isso pode ser feito.”) (neutro)

E assine.

Formal: Se a sua saudação foi “Dear Sir/Madam,”, assine com “Yours sincerely,” (“Atenciosamente,”), seguido por uma vírgula, e o seu nome completo abaixo.

Informal: Se você souber o nome da pessoa, pode usar “Best wishes,”, “Best regards,”, “Kind regards,” (todos significando “Atenciosamente,”) ou a assinatura que você costuma usar:

Yours sincerely, (Atenciosamente,)
Seu nome